Podpisy na dokumentach – co można podpisać na odległość?
Obecnie, gdy ogłoszona została epidemia koronawirusa wywołującego chorobę COVID-19, coraz więcej firm korzysta z pracy zdalnej. Brak możliwości prowadzenia pracy w siedzibie firmy nie musi jednak powodować dużych problemów w realizacji codziennych obowiązków biznesowych. Wiele dokumentów wystawianych przez firmy można podpisywać również na odległość!
W dobie epidemii koronawirusa, który jest poważnym zagrożeniem dla wielu osób, pozostanie w domu ma często kluczowe znaczenie. W takim przypadku nie trzeba jednak rezygnować z prowadzenia biznesu.
Wielu dokumentów wcale nie trzeba podpisywać osobiście. Dzisiaj coraz więcej pism można sygnować na odległość, na przykład przez internet albo za pośrednictwem kurierów, poczty.
- Jakie dokumenty nie wymagają podpisów?
- Jakie z nich mogą być podpisane elektronicznie?
- W jaki sposób potwierdza się dokumenty?
Zapraszamy do sprawdzenia!
E-faktura – faktura elektroniczna
Dzisiaj coraz częściej przedsiębiorcy decydują się na wystawianie faktur elektronicznych, czyli e-faktur. W ten sposób można przygotować faktury VAT, a także ich korekty oraz duplikaty. W formie elektronicznej wypisuje się także faktury pro-forma.
Faktury elektroniczne nie wymagają składania na nich podpisu – także podpisu elektronicznego. To duże ułatwienie, ponieważ dokument ten od razu po wygenerowaniu można przesłać do odbiorcy, na przykład za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Wielu przedsiębiorców docenia taką możliwość. Przygotowywanie faktur elektronicznych jest znacznie łatwiejsze niż zwykłych faktur papierowych, a przy tym także usprawnia cały proces fakturowania.
Główne zalety faktur elektronicznych:
- szybkie w przygotowaniu poprzez specjalne programy komputerowe do fakturowania
- mogą być natychmiast przekazane do adresata, na przykład przez pocztę e-mail
- łatwe w przechowywaniu w elektronicznych archiwach, na przykład na dyskach, serwerach
- bezproblemowe wyszukiwanie potrzebnych faktur w archiwach – także na potrzeby kontroli
W związku z tym, że faktura elektroniczna nie wymaga podpisywania, co powoduje, że wymiana takich dokumentów może następować przez internet bez problemów.
Dokumenty, które można podpisywać elektronicznie
Dodatkowo, przedsiębiorcy mogą także wystawiać szereg innych dokumentów w formie elektronicznej, a także odpowiednio je potwierdzać. Online można prowadzić też wiele innych spraw urzędowych.
W tym celu stosuje się kwalifikowane podpisy elektroniczne, a także Profil Zaufany. Tak sygnowana dokumentacja niesie ze sobą takie same skutki prawne, jak ta, która podpisana jest własnoręcznie.
Przykładowe dokumenty, które można podpisywać elektronicznie:
- dokumenty do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, na przykład deklaracje ZUS
- deklaracje podatkowe w Urzędach Skarbowych
- wnioski do Krajowego Rejestru Sądowego – KRS
- dokumenty do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych
- raporty do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej
- innego rodzaju dokumenty dla organów administracji publicznej
- oferty na aukcjach i przetargach internetowych
- podpisy oświadczenia woli w formie elektronicznej
- dokumenty stosowane w obrocie handlowym
- dokumenty stosowane w obrocie prawnym
Wobec tego przedsiębiorcy mogą podpisywać powyższe rodzaje dokumentów, a także wykonywać inne obowiązki również elektronicznie – bez konieczności osobistego udawania się do urzędów, instytucji.
Aktualnie, gdy panuje stan epidemii, takie rozwiązanie jest bardzo korzystne. Czynności można realizować całkowicie online ze swojego domu, co zmniejsza ryzyko zakażenia się koronawirusem.
Oczywiście, taka forma prowadzenia dokumentacji oraz innego rodzaju czynności jest rekomendowana również na co dzień – pozwala na zaoszczędzenie czasu potrzebnego do realizacji obowiązków formalnych.
Jak można potwierdzić dokument elektroniczny?
Jak wskazaliśmy wcześniej, dokumenty elektroniczny i inne czynności formalne można potwierdzać przez podpis elektroniczny kwalifikowany lub też można wykorzystać do tego celu Profil Zaufany.
Podpis elektroniczny kwalifikowany, który nazywany jest także podpisem bezpiecznym, jest rodzajem usługi komercyjnej, która polega na nadaniu odpowiedniego podpisu elektronicznego wnioskującej o niego osobie. Udostępnianiem takich podpisów zajmują się niezależne jednostki certyfikujące. Za podpis elektroniczny kwalifikowany należy zapłacić.
Z kolei Profil Zaufany jest darmową usługą udostępnianą przez Ministerstwo Cyfryzacji. Za jego pomocą można kontaktować się z podmiotami publicznymi, a także załatwiać różne sprawy online, w tym między innymi z ZUS czy z US. Profil Zaufany może założyć każdy obywatel – można zrobić to również przez internet.
Warto wskazać, że Profil Zaufany posiada bardzo szerokie zastosowanie, niemniej jednak nie jest on w stanie całkowicie zastąpić podpisu kwalifikowanego, który może być używany równie do prowadzenia czynności niezwiązanych z podmiotami publicznymi.
Podsumowując, aktualnie przedsiębiorcy mają możliwość sygnowania wielu dokumentów na odległość. W tym celu mogą oni wykorzysta także podpis elektroniczny kwalifikowany oraz Profil Zaufany. To duże wsparcie w obecnym czasie epidemii koronawirusa.
