Jak rozliczyć wynajem samochodu w kosztach firmy?

Kupić czy wynajmować samochód w firmie?

To jedno z pytań, które zadaje sobie wielu przedsiębiorców – szczególnie tych początkujących. Odpowiedź nie jest taka prosta, ponieważ obydwa rozwiązania mają zarówno swoje zalety, jak i wady.

Zakup samochodu – zalety i wady

Dla wielu osób zakup samochodu jest najbardziej oczywistym wyborem. W ten sposób zyskują auto na własność i nie muszą martwić się o nic innego. Własne auto to spory komfort, szczególnie jeśli ktoś intensywnie korzysta z samochodu. Przede wszystkim nie trzeba tłumaczyć się z każdego uszkodzenia czy zarysowania, a dodatkowo sami decydujemy, czy udać się do lakiernika lub czy wymienić coś w aucie, czy może jeszcze zaczekać. Istotne jest również to, że wynajem wiąże się z pewnym zobowiązaniem finansowym, a po dokonaniu zakupu samochodu staje się on naszą własnością. Wady? Z reguły wysoki koszt, z powodu którego wiele osób wybiera wynajem samochodu.

Wynajem samochodu – zalety i wady

Dużą zaletą wynajmu auta jest brak konieczności ponoszenia jednorazowego, sporego wydatku. Jeśli ilość środków finansowych w firmie nie jest wystarczająca, wynajem może być dobrym rozwiązaniem. Zaletą jest też to, że nie trzeba martwić się kosztem utrzymania auta – ubezpieczenia OC, serwisu itp. Z drugiej jednak strony wynajem też może sporo kosztować, a dodatkowo wiąże się z pewnymi utrudnieniami logistycznymi. Istotne jest też to, że nie jesteśmy właścicielem auta, musimy więc o wiele bardziej na nie uważać. W każdej sytuacji warto dokładnie zastanowić się, które rozwiązanie – zakup czy wynajem samochodu do firmy – jest bardziej opłacalne.

Na czym polega najem samochodu do firmy?

Wynajem samochodu to rozwiązanie, które skierowane jest zarówno dla mikro– i małych, jak i średnich czy dużych firm. Na czym dokładnie polega najem samochodu do firmy? Otóż konieczne jest podpisanie umowy, na podstawie której przedsiębiorca, czyli najemca, otrzyma pojazd, z którego będzie mógł korzystać. W związku z wynajmem będzie on płacić wynajmujące czynsz za najem pojazdu przez określony w umowie czas. Kiedy umowa wygaśnie, przedsiębiorca będzie zobowiązany do zwrócenia pojazdu wynajmującemu.

Rodzaje najmu samochodu

Obecnie rozróżnia się najem krótkoterminowy i długoterminowy – nie należy jednak mylić go z leasingiem. Najem krótkoterminowy pozwala na wypożyczenie auta na jeden dzień lub kilka dni, a czasem nawet na kilka godzin. Usługa ta jest obecnie bardzo popularna. Sprawdzi się na przykład podczas wyjazdu służbowego do innego miasta, do którego przedsiębiorca dojedzie pociągiem, jednak nie chce poruszać się komunikacją publiczną po mieście. W takiej sytuacji najem pojazdu krótkoterminowy sprawdzi się wyśmienicie.

Jeśli chodzi o najem długoterminowy, bardzo często mylony jest on z leasingiem. Nie są to jednak pojęcia tożsame. Wynajem długoterminowy pojazdu jest obecnie coraz bardziej popularny, z uwagi na fakt, że po pierwsze nie trzeba kupować auta, a po drugie nie ma tutaj takich zobowiązań jak w przypadku leasingu. Wystarczy opłacać czynsz za najem auta, aby swobodnie z niego korzystać. Nie trzeba też martwić się o przeglądy, polisę OC czy serwisowanie.

Niemniej jednak wadą wynajmu długoterminowego jest to, że po zakończeniu umowy właściciel podda auto drobiazgowej kontroli i jeśli zauważy jakieś rysy czy inne uszkodzenia, obciąży najemcę kosztami. Może to powodować stres i wiązać się ze sporymi wydatkami, których nie ma w przypadku zakupu auta.

Jak rozliczyć wynajem samochodu w kosztach firmy?

Jeśli jesteś przedsiębiorcą i korzystasz z usługi księgowego, to w pierwszej kolejności skontaktuj się z nim i zapytaj, jakich dokumentów potrzebujesz. Jeżeli jednak prowadzisz księgowość samodzielnie i zastanawiasz się, jak rozliczyć wynajem samochodu w kosztach firmowych, nie musisz się martwić – nie jest to bardzo skomplikowane. Należy jedynie pamiętać o kilku istotnych kwestiach.

Wynajem samochodu – na jakie wydatki się przygotować?

Największym wydatkiem, związanym z wynajmem samochodu, jest oczywiście czynsz za najem. Kwota jest uzależniona od wielu czynników – przede wszystkim od tego, jakie auto wybierzesz. Należy jednak pamiętać, że to nie koniec wydatków. Czekają Cię również opłaty eksploatacyjne, takie jak wydatki na parking, opłaty za autostradę, zakup paliwa lub koszty ewentualnych napraw. To właśnie kwestia rozliczenia kosztów eksploatacyjnych za wynajem samochodu budzi wśród przedsiębiorców najwięcej wątpliwości.

Wynajem samochodu a opłata za czynsz

Zgodnie z obowiązującymi przepisami przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłaty za wynajem pojazdu do limitu kwotowego w wysokości 150 000 zł – o ile jest to auto osobowe. Wartość pojazdu ustalona jest na podstawie informacji, które znajdują się w umowie najmu. A zatem jeśli wartość nie jest wyższa niż 150 000 zł, to przedsiębiorca może rozliczyć ten koszt w wydatkach firmowych.

Rozliczenie kosztów eksploatacyjnych związanych z wynajmowanym pojazdem

W 2019 roku nastąpiła zmiana przepisów, związana z rozliczaniem kosztów eksploatacyjnych przy wynajmie pojazdu. Do 2018 roku włącznie przedsiębiorca, który zdecydował się na najem samochodu, był zobowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, która potocznie nazywana była kilometrówką. Na tej podstawie wyliczana była kwota, którą następnie można było ująć w kosztach.

Od 2019 roku zasady rozliczania tych kosztów uległy zmianie. Obecnie wydatki eksploatacyjne za wynajem auta rozliczane są na dwa sposoby. To, który sposób zastosujesz, powinno być zależne od tego, jak auto wykorzystywane jest w firmie.

Jeżeli użytkujesz samochód tylko w celach firmowych, a nie korzystasz z niego prywatnie, możesz odliczyć 100% kosztów VAT i 100% kosztów od wydatków eksploatacyjnych związanych z wynajmowanym pojazdem. Muszą jednak zostać spełnione trzy bardzo ważne warunki:

• prowadzenie kilometrówki dla celów rozliczenia podatku VAT,
• zgłoszenie pojazdu przez formularz VAT-26 do Urzędu Skarbowego,
• stworzenie specjalnego regulaminu dla osób, które korzystające z wynajętego auta.

Druga sytuacja ma miejsce, jeśli korzystasz z pojazdu nie tylko w firmie, ale też w życiu prywatnym. W takiej sytuacji możesz odliczyć 50% VAT. W księdze przychodów i rozchodów wydatki eksploatacyjne muszą zostać ujęte wyłącznie w 75% ich wartości.

Rozliczenie najmu samochodu w kosztach firmowych – podsumowanie

Jeśli jesteś zdecydowany na wynajem samochodu lub już korzystasz z takiego rozwiązania, koniecznie sprawdź, jak rozliczyć wynajem samochodu w kosztach firmy. Możliwość odliczenia od podatku kwoty za czynsz najmu i – w całości lub częściowo – za VAT i wydatki eksploatacyjny to doskonały sposób na obniżenie całkowitego kosztu najmu auta.